Risikostyring av kontrakter

Risikostyring av kontrakter er viktig for å unngå at uønskede hendelser oppstår. Kontrakter fordeler risiko mellom partene. Vilkårene angir gjensidige forpliktelser og skal virke både konfliktforebyggende og konfliktløsende. Kontrakten et verktøy for å styre gjennomføringen slik at leveransene skjer slik partene er enige om og samtidig redusere sannsynligheten for at uønskede hendelser dukker opp.

Det er lett å være enig i at uønskede situasjoner bør unngås. Til tross for at alle feil er gjort før, gjentas de gang på gang. Må man bestandig gjøre en feil selv for å lære av den? Et systematisk forhold til risikoer kan bidra til å redusere frekvensen av uønskede situasjoner. Viljen og evnen til å unngå uønskede situasjoner er ikke bestandig like sterk og konsistent som ønsket.

Budskapet i denne artikkelen er at risiko i kontrakter kan reduseres betydelig ved enkle analyser. De største utfordringene ligger ikke i selve metoden, men opplæring, forankring i ledelsen og den stadige gjentagelsen av risikoanalyser.

Konsekvensene av fraværende eller uriktig risikovurdering kan være at det oppstår kontraktsbrudd. Kontraktsbrudd blir fort kostbare både for kunde og leverandør. Leverandøren kan bli møtt med krav om prisavslag, erstatning, dagbøter og heving av kontrakten.

risikomatrise

Kontrakten som verktøy

Som advokat er jeg naturlig nok ganske opptatt av jus og jeg ser juridiske problemstillinger der ikke-jurister vandrer lykkelige forbi. Foreløpig er det ikke vanlig å angripe juridiske risikoer med risikoanalyser, men stadig flere tenker på risiko ved inngåelse og oppfølging av kontrakter.

Husk at en kontrakt består av klausuler som fordeler risiko mellom partene og dessuten regulerer overgang av risiko fra en part til den andre. Kontrakten angir gjensidige forpliktelser og skal virke både konfliktforebyggende og konfliktløsende. Sånn sett er kontrakten et verktøy for å styre i retning av at de ønskede hendelsene inntreffer og redusere sannsynligheten for at de uønskede dukker opp. En analytisk innfallsvinkel til risiko i kontrakten er en naturlig følge av dette.

Både på jobb og privat gjør vi i underbevisstheten stadige vurderinger av risiko og iverksetter tiltak for å redusere sannsynligheten for at uønskede situasjoner inntreffer. På enkelte områder og i enkelte bransjer er risikostyring en systematisk del av hverdagen, for eksempel innen finans, olje og helse. Ingen prosjektledere kommer heller utenom gjentagende risikoanalyser og tiltak.

Vurdering av akseptabel og uakseptabel risiko gjøres i en eller annen variant i alle bedrifter, enten man kaller det risiko eller ei. Det handler om forholdet til forretningsmuligheter og realisering av strategi. I varierende grad er det vanlig å vurdere risiko i både økonomiske og tekniske forhold, men juridiske forhold bør også komme på agendaen.

Risikoanalyse og risikostyring

En analyse av risiko innebærer at man forsøker å finne ut hva som kan gå galt, hva sannsynligheten for at de uønskede hendelsene inntreffer er og ikke minst hva konsekvensen vil være.

Etter en slik risikoanalyse foretar man en risikoevaluering hvor risikoreduserende tiltak eller alternative løsninger vurderes. Denne delen av prosessen kan betegnes som risikovurdering. Basert på risikovurderingen utøver man risikokontroll, altså å treffe beslutninger om risikoreduserende tiltak, iverksetter dem, følger opp og kommunisere risikoene i organisasjonen. Sammen med risikovurdering kalles dette risikostyring.

Det finnes flere velutviklede og avanserte modeller for risikostyring, som for eksempel ISO 31000 og Coso Enterprise Risk Management. Jeg bruker den enkle og velkjente formelen som angir at Sannsynlighet x Konsekvens = Risiko. Men risiko kan også beskrives som virkningen av usikkerhet på organisasjonens mål, enten på en positiv eller negativ måte, ref. ISO 31000. Virkningen er en kombinasjon av sannsynlighet for at hendelsen inntreffer og konsekvensen dersom den gjør det. Risikostyring er aktiviteter for å avdekke og kontrollere risiko i organisasjonen.

I mine risikoanalyser bruker jeg en skala fra 1 til 5 på aksene for sannsynlighet og konsekvens. Når de to faktorene ganges med hverandre får man en verdi som plasserer risikoen på et nivå. Nivået kan for eksempel knyttes til en informativ farge og eskaleringsprosedyrer for varsling av ulike personer i organisasjonen. Disse kan så ha i oppgave å gjøre sine vurderinger, foreslå tiltak, akseptere risikoen eller beslutte at man skal unngå aktiviteten som utløser risikovurderingen.

 

Juridisk risikoanalyse

Rammeverkene for finansiell og teknisk risikostyring er både velutviklede og velutprøvde. Etter finanskrisen har det skjedd en del innen juridisk risikostyring også.

Juridiske risikoer kan for eksempel grupperes slik:

  • Etterlevelse av lovregler
  • Kontrakter
  • Immaterielle rettigheter
  • Prosess i forbindelse med eksisterende og mulige rettssaker (prosessrisiko)

En forutsetning for å foreta juridiske risikoanalyser er at man forstår jussen. Man skal anvende den på tenkte situasjoner. Noe av utfordringen er at jus ikke er matematikk og at det kan finnes flere ”riktige” svar. Forskjellige tolkningsprinsipper skal anvendes i samsvar med den juridiske metode, vel vitende om at motparten ganske sikkert vil velge de tolkningsprinsipper og argumenter som favoriserer klientens interesser på det tidspunktet en tvist har oppstått.

 

Risikoanalyse av kontrakter

Som nevnt fordeler en kontrakt risiko mellom partene. Det er betydelig lettere å forhandle vilkår i en kontrakt før den inngås og en bestemt situasjon oppstår, enn etterpå når man ser konsekvensene av kontraktsbestemmelsene, enten bestemmelsene er tilstrekkelig tydelige eller ei.

Bare dette i seg selv er et argument for å legge litt ekstra ressurser i de innledende fasene før en kontraktsinngåelse. For kunden i et kontraktsforhold betyr det grundig behovsanalyse, samt beskrivelse av krav. For leverandøren betyr det vanligvis grundig tilbudsformulering og eventuelt løsningsspesifisering.

Allerede før partene ferdigstiller sine første dokumenter med forespørsel eller tilbud, har det oppstått en hel rekke forhold som har betydning for kontrakten og som med fordel kan gjøres til gjenstand for risikoanalyser.

Noen forhold vil ha finansielle aspekter, mens andre kanskje har en side mot for eksempel tekniske eller sikkerhetsmessige aspekter. Ytterligere vil det foreligge juridiske aspekter knyttet til angivelsen av hva som skal leveres, når, hvordan og til hvilken pris, samt konsekvenser hvis det oppstår forsinkelser, mangler, inngrep i andres rettigheter eller problemer i samarbeidet mellom partene underveis.


Justering av kontraktsvilkår

I forhandlinger brukes det vanligvis mye tid og krefter på justering av kontraktsvilkårene. Vilkårene er naturligvis viktige, men vær oppmerksom på at bilagene med angivelse av krav og løsning er minst like viktige. Ofte er det slik at juristene bare får lov til, eventuelt bare interesserer seg for eller skjønner seg på, å forhandle vilkårsformuleringene i kontrakten.

Presisjonsnivået har en tendens til å synke i bilagene. Presis, uttømmende og avgrensende bilagsformulering er likevel særdeles viktig. Det er ikke alle kontrakter som baserer seg på utstrakt bruk av bilag, men de fleste standardavtaler forutsetter utførlig bruk av respektives bilagsstruktur.

Det er vanlig å begynne med forhandling av kontraktsvilkårene før man begynner på bilagene. Jeg går ut i fra at det skyldes den enkle tankegangen at hvis man ikke blir enige om vilkårene i kontrakten, så er det ikke nødvendig å forhandle videre om hva som skal leveres. Mellom jevnbyrdige, private aktører medfører det ofte at det brukes mest tid på forhandling av vilkårene og minst på bilagene. Hvis jeg måtte velge det ene eller det andre, ville jeg ha valgt å forhandle om innholdet i bilagene.

I forhandlinger mellom private eller små aktører og det offentlige eller store aktører brukes både styrkeforhold, kjøpekraft, lovgivning og interne regler som argumenter for at sistnevnte gruppe skal få gjennomslag for sine vilkår. Forhandlingsrommet blir derfor ganske lite og i utgangspunktet er det vanskelig å forhandle bort risikoer for den svakeste parten.

 

Øk presisjonsnivået!

God analyse av risiko, samt kommunikasjon med ledelsen i egen organisasjon, er i slike situasjoner enda viktigere enn ellers for den svakeste parten. Da må det fattes beslutninger om aksept av risiko eller risikoreduserende tiltak, enten man forsøker å få dem inn i kontrakten eller iverksetter særskilte tiltak knyttet til kontraktsgjennomføringen.

I første omgang er det enkleste risikoreduserende tiltaket å øke presisjonsnivået i bilagene. Aller viktigst er det å sørge for at egne leveranser, forutsetninger, forbehold, avhengigheter og avgrensninger er presist formulert. Ingen vil ha gode argumenter for å nekte en kontraktspart et høyt presisjonsnivå. Dernest er det viktig å forstå kontraktsmotpartens forutsetninger og få bekreftelse på at formuleringene er forstått på riktig vis, hvorpå man ofte vil ende opp med å bidra til et høyere presisjonsnivå i motpartens formuleringer.

 

Hvilke risikoer skal man se etter?

Ved gjennomgang av en kontrakt ser jeg for det første etter avvik fra bakgrunnsretten. Bakgrunnsretten er de reglene som kommer til anvendelse der det ikke er avtalt noe annet, altså den ”vanlige” måten å håndtere avtaler på. Et avvik vil vanligvis representere en forhøyet risiko. Kjøpsloven er en fin lærebok i bakgrunnsrett for kontrakter hvis man ikke tar den helt bokstavelig.

Formålsparagrafer i en kontrakt kan i utgangspunktet virke harmløse. De er informative og skal bidra til å sette kontrakten i perspektiv. I utgangspunktet skal de ikke i seg selv fremstå som vilkår i kontrakten. Formålsparagrafer kan si noe om partenes felles forståelse om hva som skal leveres og de kan være relevante ved valg mellom forskjellige tolkningsalternativer hvor for eksempel bare det ene er i samsvar med formålsparagrafen.

Det vil kunne anføres at ytelsen selger skal prestere bør passe til det formål kjøper hadde med anskaffelsen på avtaletidspunktet, jf. prinsippet som kommer til uttrykk i kjøpsloven § 17 (2) (b). I avtaler mellom profesjonelle parter mener jeg at formålsparagrafer først og fremst er nyttige som lesehjelp til resten av kontrakten. De kan også til en viss grad fungere ved tolkning av mindre uklarheter, men å bygge inn eller innfortolke regler i dem synes jeg fører for langt. Noen ganger ser jeg at formålsparagrafer formuleres slik at kontraktsforpliktelsene for leverandøren kan leses slik at de er uten en klart definert ende.

Forpliktelsene i en kontrakt er neppe ment å være uendelige, men i en tvistesituasjon velger partene de tolkningsalternativene som passer dem best, enten de har opphav i opprinnelige forutsetninger eller ei. Verken omfang eller krav til en kontraktsforpliktelse skal fremkomme av formålsparagrafen. Formålsparagrafer hører hjemme i begynnelsen av en kontrakt, ikke spredt rundtomkring og i bilag.

Andre klausuler som bør undersøkes nøye er regulering av erstatning, bruks- og opphavsrettigheter, betaling og lovvalg med verneting, for å nevne noen.

 

Grep for vellykket risikoreduksjon

Jeg tror mange virksomheter svært lettvint vil kunne oppnå gevinster ved å være litt mer bevisst på kontraktsrisikoer. Det som er lite og trivielt ved kontraktsinngåelsen kan etter hvert bli veldig sentralt i en tvist. Min anbefaling er at man begynner på en enkel måte og ikke går for den perfekte løsningen med en gang. Jo enklere og mer selvforklarende regimet er, desto større er sannsynligheten for at rutinen følges opp. Tidkrevende prosedyrer uten umiddelbar effekt er de første som ryker når arbeidsmengden og tidsnøden øker.

Kort oppsummert er mine tips:

  • Ikke vær så nøye på om en risiko strengt tatt er juridisk, finansiell, teknisk eller noe annet. Det er viktigere å fange og evaluere risikoen enn å plassere den i riktig kategori.
  • Sørg for forankring og oppmerksomhet i ledelsen. Risikoanalyser som ikke leses, etterspørres eller følges opp har liten verdi.
  • Opplæring og endringsledelse er viktig. Fine regneark og programvare er ikke nok. Det må skapes oppslutning om ønsket retning. Endringsprosesser må skapes og ledes.
  • La risikoanalysene leve gjennom hele prosessen fra et behov oppstår, kontrakt forhandles, ytelsen leveres og avtalen termineres. Ofte har noen tenkt noe klokt på et tidlig stadium som noen andre ikke har tid til eller forutsetninger for å tenke på senere.
  • Vær på vakt mot selektivt utvalg av risikoer. Det er fristende å ikke rapportere ubehagelige risikoer, særlig hvis de er vanskelig å håndtere.
  • Stadig gjentagelse av risikoanalyser er en kilde til suksess.
  • Ha en plan hvis risikoen inntreffer.

Ta kontakt

Ønsker du hjelp fra en advokat kan du sende oss en henvendelse – helt uforpliktende. Vi finner en passende advokat som vil ringe deg innen en arbeidsdag.

Eller kontakt en advokat direkte

Kontaktskjema